SIM-Ijazah | Universitas Indonesia Timur

Sistem Informasi
Manajemen Ijazah

Solusi digital terpadu untuk pengelolaan dan pelacakan proses penerbitan ijazah secara efisien, transparan, dan akuntabel di Universitas Indonesia Timur.

Masuk ke Aplikasi

Cek Status Ijazah

Pantau progres penerbitan ijazah Anda secara real-time. Masukkan NIM untuk melihat status terkini dan timeline proses verifikasi.

Belum Ada Pencarian

Masukkan NIM Anda di form di atas untuk melihat status dan progres penerbitan ijazah secara real-time.

Data Terlindungi

Update Real-time

Mobile Friendly

Fitur Unggulan

Tracking Real-Time

Pantau status dan lokasi dokumen ijazah secara real-time. Mahasiswa dan operator dapat melihat posisi terakhir dan progres dokumen dengan detail timestamp.

Verifikasi Multi-Unit

Sistem verifikasi bertingkat yang melibatkan seluruh unit kerja terkait. Prodi, Rektorat, BAUK, BAAK, dan Yayasan dapat memvalidasi dokumen sesuai dengan kewenangan masing-masing.

Dokumentasi Digital

Seluruh dokumen dan catatan terkait ijazah disimpan dalam sistem digital yang aman. Kemudahan akses dan pencarian data historis dengan keamanan tingkat tinggi.

Alur Proses Penerbitan Ijazah

Pengajuan oleh Mahasiswa

Mahasiswa menyerahkan berkas pengajuan ke Prodi.

Mahasiswa mempersiapkan seluruh dokumen kelengkapan yang dipersyaratkan (seperti transkrip nilai, pas foto, SKL, dan dokumen administrasi lainnya) dan menyerahkannya ke Program Studi (Prodi) sebagai tahap awal proses pengajuan ijazah.

Prodi meneliti kelengkapan dan keabsahan dokumen yang diajukan oleh mahasiswa. Jika berkas telah lengkap dan sesuai, petugas Prodi menginput data pengajuan ijazah ke dalam sistem aplikasi untuk diproses lebih lanjut oleh unit terkait.

Verifikasi dan Input oleh Prodi

Prodi memverifikasi berkas dan menginput data ke sistem.

Penerbitan Surat oleh Rektorat

Rektorat memverifikasi dan menerbitkan surat perintah pencetakan.

Setelah menerima data dari Prodi, Rektorat melakukan verifikasi administratif terhadap kelulusan dan status mahasiswa. Jika valid, maka dibuat dan ditandatangani Surat Perintah Pencetakan Ijazah sebagai dokumen pengantar pencetakan.

BAUK memverifikasi apakah mahasiswa telah melunasi seluruh kewajiban keuangan. Setelah dinyatakan lunas, BAUK menyerahkan blanko ijazah resmi kepada unit pencetakan sebagai bahan cetakan.

Verifikasi Pembayaran oleh BAUK

BAUK mengecek pembayaran dan menyerahkan blanko ijazah.

Verifikasi Akademik dan Pencetakan oleh BAAK

BAAK memverifikasi data akademik dan mencetak ijazah.

Biro Administrasi Akademik (BAAK) memastikan data nilai, kelulusan, dan status akademik mahasiswa telah sesuai dengan database. Setelah diverifikasi, ijazah dicetak menggunakan blanko yang telah disediakan.

Ijazah hasil cetakan diserahkan ke Prodi untuk proses tanda tangan oleh Dekan sebagai pengesahan akademik tingkat fakultas. Prodi memastikan bahwa nama, gelar, dan data lainnya sudah benar sebelum tanda tangan dilakukan.

Tanda Tangan Dekan di Prodi

Ijazah ditandatangani oleh Dekan Fakultas.

Paraf WR1 dan Tanda Tangan Rektor

Ijazah diproses untuk paraf dan tanda tangan Rektor.

Ijazah kemudian diserahkan ke Rektorat untuk mendapatkan paraf dari Wakil Rektor I dan selanjutnya ditandatangani oleh Rektor sebagai pengesahan akhir atas nama institusi.

Ijazah yang telah sah secara institusional didaftarkan ke Yayasan untuk keperluan arsip, pelaporan, dan validasi dokumen ijazah oleh pihak penyelenggara pendidikan tinggi (yayasan).

Registrasi oleh Yayasan

Yayasan melakukan pencatatan dan registrasi.

Fotokopi dan Pengarsipan oleh Rektorat

Rektorat mendokumentasikan dan mengarsipkan ijazah.

Rektorat memfotokopi ijazah asli sebagai arsip internal. Selanjutnya, dokumen asli diserahkan kepada BAUK untuk penyimpanan hingga diambil oleh alumni.

Ijazah asli disimpan secara aman oleh BAUK. Alumni dapat mengambil ijazah sesuai dengan jadwal yang ditentukan dengan menunjukkan bukti identitas dan dokumen pendukung lainnya.

Penyimpanan dan Pengambilan oleh Alumni

Ijazah disimpan sementara dan dapat diambil oleh alumni.

Statistik SIM-Ijazah

500+

Ijazah Terbit per Tahun

Unit Kerja Terintegrasi

99%

Tingkat Akurasi Data

Proses Otomatis & Efisien

Testimoni Pengguna

"SIM-Ijazah telah mengubah proses administratif yang dulu memakan waktu berhari-hari menjadi hanya beberapa klik. Transparansi dan kemudahan pelacakan sangat membantu mahasiswa dalam memantau progres dokumen mereka."

Pertanyaan Umum

Berapa lama proses penerbitan ijazah?

Dengan SIM-Ijazah, proses penerbitan ijazah dapat diselesaikan dalam waktu 7-14 hari kerja, tergantung pada kelengkapan berkas dan verifikasi dari seluruh unit terkait.

Bagaimana cara memantau status ijazah?

Mahasiswa dapat memantau status ijazah dengan login ke dashboard mahasiswa. Seluruh tahapan dan status terakhir akan tampil secara real-time dengan catatan dari setiap unit yang telah memverifikasi.

Apa saja persyaratan pengajuan ijazah?

Persyaratan utama meliputi: status kelulusan yang sudah disahkan, bebas tanggungan keuangan, pas foto terbaru, scan KTP, dan dokumen akademik pendukung lainnya sesuai kebijakan prodi.

Siap Menggunakan SIM-Ijazah?

Dapatkan kemudahan dan efisiensi dalam pengelolaan dokumen ijazah dengan sistem terintegrasi.

Sistem Informasi Manajemen Ijazah